活动组织(如何做好一场活动的组织与安排)


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活动组织(如何做好一场活动的组织与安排)

很多初涉及策划活动的新朋友,面临活动的细节都会有些不知所措,甚至无从下手,下面就让做了十年的活动汪和大家聊聊吧。

其实任何活动都有其节奏和流程,必须予以妥善安排,所有细节都需要事先组织得按部就班、有条不紊。对于活动进行精心的统筹安排是确保活动顺利进行的前提条件,因为这样可以使人分清轻重缓急,将活动的结束时间以及各项工作的时间要求安排的恰到好处,达到事半功倍的效果。以下是活动汪本人常用的实用工具哦~~

一、活动的组织

1.时间推进表

在确认了公司目标、活动目标,活动风格和初步预算,同时签订了相关合同后,就需要将合同中决定的时间安排和物流车情况添加到活动安排表中,这个活动安排表将成为所有参与主体——活动策划人员、公司的活动策划团队及供应商开展工作的依据与参考。随着活动的逐步开展,必要的变动不可避免,活动要素增加或减少,或更新,时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化,伴随着新情况的出现,供应商要求与活动会场要求的变化,要不断更新时间推进表,以便应对突如起来的变化;另外还需要进行活动各环节完成时间的设定,这样可以做到心中有数,减少了失败和不必要发生的错误。

如何做好一场活动的组织与安排

2.执行流程表

就像剧作家有自己的剧本,作曲家有自己的乐谱,活动策划人也应该有自己的执行流程表。执行流程表是你活动的核心,它涵盖了活动从始至终所有一切。需要专人来编制并掌握列入表中的所有信息,此人必须是与供应商联络并完成计划的唯一人选,同时还需要一个人来负责整个活动的指挥与协调,以确保每个人都能了解自己具体的角色,避免多人联系同样的事情,以提高工作效率。执行流程表是信息指南,它能告诉供应商你希望活动如何开展,明确说明合同的具体内容,列出活动的各项内容,风格及成本价目,有了这张表,可以清楚的解决活动中的细节内容,让你轻松应对整个活动中的每个细节,因此对于活动人是十分重要的。

如何做好一场活动的组织与安排

3.联系人列表

该内容属于执行活动表中的第一部分内容,包括所有联系人的姓名、职位头衔、公司名称、地址、电话、手机号码、电子邮箱、微信等相关信息,以便于遇到紧急情况,相关人员不在现场及时沟通使用,同时也便于在活动结束后,表达致谢联系互动的方式之一。

如何做好一场活动的组织与安排

二、时间安排

选择适合的活动日期是活动取得成功的重要因素之一。除了确保多数客户可以出席外,还需要考虑活动对象的家庭因素,是否有时间,当然还需要考虑季节因素还有天气情况等;全面地考虑可能会给活动带来的影响,比如:主要节假日、宗教仪式、学校假期、周末时间、体育赛事、其他特殊活动、其他考虑因素等,对于不同类型的活动,时间也是不同的;多角度考虑时间,有助于活动顺利开展,更容易成功。

现在大家明白了如何组织活动和安排时间了,希望我的分享能给大家一点点启发,祝所有活动人举办的活动都能圆圆满满,顺利成功!


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