整理收纳(办公室这样整理收纳)


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整理收纳(办公室这样整理收纳)

你是否也经常会遇到这种情况:重要的文件忘记放哪了,办公桌面总是乱糟糟,翻箱倒柜才能找到你要的文件… …

在这些事情上所浪费的时间无形中降低了工作效率。那么办公室整理应该如何进行?几分钟的时间带你了解办公室整理的精髓。

文件分类

文件可分为以下三大类:*新下发未处理文件*在处理的文件*处理、需保存的文件

新下发未处理文件

收到新下发文件后先浏览一遍,按重要程度从上至下依次排列。整理收纳方法:新来还未处理的文件可放在两层小托盘上

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在处理的文件

如何整理收纳正在处理的文件?这种文件使用频率高,摆放时应尽可能将其摆在离手边近,方便拿到的地方。整理收纳方法:整理正在处理的文件使用透明文件夹收纳,可以对文件夹的内容一目了然。

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已办、需保存的文件

已办、需保存状态的文件可进一步分为以下三小类:*近期需要用到的*需要存放起来的*不知以后是否需要,暂且保存起来的(一年后一次都未曾用到的话,检查确认一下就可以丢弃了)

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这种文件使用频率较低,建议根据上述分类分开收纳。整理收纳方法:近期需要用到的可使用文件袋统一收纳,文件袋上标注好所含文件目录。需要存放起来的文件建议用书橱或者纸箱内保存,在侧面贴上标签,标上内容,做到一目了然。

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书籍杂志的整理

已读完的书做好摘录,即摘录阅读法,具体操作方法如下:带着目的去读一本书,仅仅把书中对自己有用的信息挑选出来,一边读一边做笔记。

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通过反复阅读这些摘录笔记,使书中的精华内容渐渐变成自己思想的一部分,这时候,这本书就可以丢掉了。

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摘录笔记存放在电脑中,按照书名做好分类归档,找的时候也很方便。一些具有反复阅读价值的书,放在书橱中保存。

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名片整理

接到名片后,当天空闲时在名片上标注:与主人公见面的日期、地点、外貌特征,有利于下次见面时增加对方对你的好感。

名片的分类与整理有利于提升自己与他人打交道的时间效率。

名片可进行如下分类:

分类一:后也许会频繁打交道的人(重点收纳)

分类二:看样子今后我不会来往的人

名片的整理方法:

针对分类一(后也许会频繁打交道的人)用A4大小的名片夹保管针对分类二(看样子今后我不会来往的人)集中放进一个不常用打开的纸箱里


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